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浅议如何加强基层央行电子文件资料的整理归档和保管工作

放大字体??缩小字体 发布日期:2017-09-25??来源:中国家居网??作者:[db:作者]??浏览次数:910
核心提示:  杨东梅保永祥基层人民银行电子文件资料来源广泛,形成者不仅有各业务部门的承办人,还有数据录入员、计算机专管人员等。与纸质文件资料相比,电子文件资料归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门

  杨东梅保永祥基层人民银行电子文件资料来源广泛,形成者不仅有各业务部门的承办人,还有数据录入员、计算机专管人员等。与纸质文件资料相比,电子文件资料归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门很难完成,应采取电子文件资料形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件资料形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件资料的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案管理部门掌握归档的原则、方法,又了解情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机管理部门既是电子文件资料的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件资料归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件资料归档中集成体,共同形成质量较好的电子文档。

  目前,基层央行电子文件资料归档的类型有磁盘、光盘、磁带,大多数电子文件形成者在观念上误认为电子文件不是文件而忽视其归档,多数电子文件资料都是在承办人保管,没有统一规范归档交档案管理部门管理,使电子文件资料没有充分发挥其提供利用价值的作用,同时,也造成基层央行档案管理工作中的全面性、规范性有所欠缺。如何将如此之多的电子文件资料收集整理归档和规范保管,将电子文件资料归档和管理工作纳入本单位的立卷归档制度,使基层央行的档案管理工作更加全面、规范,笔者认为从以下两个方面开展工作:、文书电子文件资料的整理归档以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件资料的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同盘上方便利用。

  为了确保文书电子文件组盘统规范,应由各股室档案兼职人员在接收归档文件资料时集中完成,组盘后,兼职档案人员应以统的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。

  (二)随着计算机信息管理网的建立与发展,基层央行越来越多的重要文件通过办公自动化传输,大大提高工作效率在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。现阶段基层央行上级通过办公自动化传来的电子文件大多数都是电子文件先到,纸质文件随后到,可选择由文书承办人员把重要的纸质文件录入南天档案管理系统,通过扫描形成的影像文件,确定密级和保管期限归档进入档案数据库。而一般的纸质文件按归档要求录入归档目录后,按纸质文件的归档方法归档。通过扫描形成的影像电子文件,由承办部门根据文件的重要性,确定密级和保管期限,按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。

  (三)对归档的电子文件提出格式的统要求对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件,档案部门经与承办部门协商后,对归档的电子文件提出格式要求,1般认可几种通用性较强的软件,如:。DBF、。DOC、。TXT、。EXE等文件,由电子文件形成部门编目整理,再按要求移交档案管理部门统一保管。

  二、科技电子文件资料归档科技电子文件档案种类较多,可以按照基建、设备、房地产、声像档案分类管理,然后再按项目归档。

  电子文件归档方式和途径的选择纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工人员素质加强学习意识,不断学习新知识,掌握新技能,并提倡创新精神以适应国库业务不断发展变化的要求。同时要根据国库业务和管理的需要及时调整和充实人员,实现人力资源的优化组合和利用。

  要根据业务的特点和范围合理定岗定责,推行分工明确,任务到人,各负其责的管理方式,以保证国库工作的正常、安全进行。

  (二尽快在基层国库推广建立国库单账户体系,并以国库集中支付为资金的主要拨付形式针对财政、税务、商业银行等不同的部门制定不同的监管办法,同时要加强监管信息沟通,加强预算收支执行系统各行为主体之间的协调控制,建立财、税、库、行联席会议制度,完善协调机制,对各自监督检查中发现的问题及时沟通和反映。有必要时可以成立独立的监管机构或由上1级国库机构对下一级的财政、税务、商业银行等不同的部门进行监管。

  (三)加快基层国库网络系统建设信息、通信和网络技术是现代财政管理必不可少的工具和手段,也是实现国库单一账户顺利运作的重要前提条件,因此,应加快基层国库网络系统建设,尽快实现财、税、关、库、行之间的联网,以达到信息互通,资源共享,提高效率。

  (四)建立健全各职能部门之间统一可行监督管理机制上级行各职能部门在业务管理上对县支行基础业务部门进行统一要求和安排,对各类登记簿进行适当的合并和删减。这样县支行基础业务部门就能够节省一定的人力、物力,去从事金融服务和业务处理,这样就会使得整个国库管理和监管有一个较好的发展。

  近几年来,针对基层央行业务差错率高、累查累犯率高、发案率高的“三高”问题,以及新知识、新业务、新技能的广泛应用而存在的潜藏风险,从总行到基层行都要求把内控建设列为一项长期性工作来抓,并在此工作上做了许多有益的探索和尝试,如:型职工“活动、”制度落实年“活动的开展、内部监督机构设置(支行设立纪检虞金安李世青监察审计室)、岗位整合、检查频率加快等,以及中国人民银行岗位风险防范指南、人民银行分支机构内部控制指引的出台、各种应急预案制订演练,各种工作责任制、追究制的推行等,应该是方方面面,应有尽有,标准之高,力度之大,防范之严,也确实收到了显着的效果。但”三高“问题以及潜在的风险问题依旧不少,一些深层次的问题仍值得我们进一步思考。在此笔者提出两大观点,供大家讨论。

  其一,部分基层央行职工的综合业务知识已到了历史上的“枯竭期”这观点并非危言耸听,在一次支库主任会上就此命题形成了强烈的共鸣,上级业务部门也如此说,并反映有时一天中要接10多个电话,都是业务问题的请教,有的职工业务系统的些简单操作都不会,因为误操作,系统不认可,致使其他支行也受连累。

  那么,部分基层央行职工的综合业务知识已到了历史上的“枯竭期”的原因是什么,其实问题的答案并不难找到。

  随着我国改革开放的大踏步前进,国民经济的高速发展,经济金融全球化以及知识经济的到来,银行业包括中央银行进入了一个飞速发展时期,新知识、新业务、新技能对传统业务带来了巨大冲击,对基层央行职工是一个巨大冲击和挑战。尤其是计算技术的广泛应用和联网,彻底取代了传统的手工作业,这是时代进化的趋势和结果,如果你具备计算机知识、精熟系统操作程序,工作效率将是N倍的提高。但部分基层支行的现状是:年龄结构老化,许多职工又没有受过高等教育和专门训练,虽然有的行大专以上学历占了80%以上,但是名不副实。要叫他们掌握计算机这门高深的学问谈何容易,即使是简单的操作,不懂其原理,也是勉为其难,只能是照着葫芦划瓢,知其一不知其二,不出错才怪。出现这样的局面,原因主要是两方作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式利用光盘存贮。

  由于归档电子文件以脱机方式保存,基层央行现阶段在实际使用中大量电子文件资料还是用软磁盘和光盘保存。光盘比磁盘具有良好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件资料的长期保存,因此,应配备光盘刻录机,将归档电子文件转储到光盘上。软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施。

  把好软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年,而低质量软磁盘往往不到-年,就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

  统一软盘的规格,使用3.5寸高密盘保存。

  加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件资料的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态。

  对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名,如果密码或文件名被遗忘,电子文件资料就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

  规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%50%,温度控制在1424在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存。

  规范排放和使用。光盘的存放应置于电子档案盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

  保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在1424C,相对湿度40注意避光。光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化。因此,光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘,对长期、永久保管的,定期复制是延长电子文件资料寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存。

  与纸质文件相比电子文件资料归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者在观念上误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷入来说,不像从事纸质文件立卷工作轻车熟路,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动基层央行电子文件资料归档工作的着眼点要高,立足点要实,在做好电子文件资料归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的实际出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件资料归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立电子归档制度,使基层央行电子文件资料整理归档和保护工作得以加强。

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