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纸质文书档案与电子文件档案比较研究

放大字体??缩小字体 发布日期:2017-10-18??来源:中国家居网??作者:[db:作者]??浏览次数:887
核心提示:  文/吉林省高速公路管理局长春管理分局郭姣纸质文书档案与电子文件档案比较研究文件档案,电子文件档案在现代生活中发挥出越来越重要的作用,面对电子文件档案对纸质文书档案的冲击,促使我们档案管理人员加强档

  文/吉林省高速公路管理局长春管理分局郭姣纸质文书档案与电子文件档案比较研究文件档案,电子文件档案在现代生活中发挥出越来越重要的作用,面对电子文件档案对纸质文书档案的冲击,促使我们档案管理人员加强档案研究,我将深入剖析两者的定义,分析两者的优缺,两者的价值与需求,从而更好的做好档案管理工作,使档案管理更好的服务社会。

  比较一、研究背景:电子文件档案对纸质文书档案产生很大冲击网络技术的快速发展带动了社会各方面的连锁变化:多媒体技术的应运而生,数据库技术的产生,数据网络传输技术的运用,网络数据资源的共享,大量电子文件的出现等。传统的档案管理模式遭受到电子文件档案的冲击。随着电子文件档案在社会生活中发挥越来越重要的作用,不少人产生了这样的想法:在不久的将来,电子档案将取代纸质档案,独霸档案天下。电子文件档案究竟会不会代替纸质文书档案,电子文件档案能不能兼具电子、纸质档案的双重作用这些问题摆在我们档案管理人员的面前,面对新时代档案管理工作对我们的提出的挑战,需要我们深入剖析纸质文书档案与电子文件档案。

  二、纸质文书档案与电子文件档案定义要想解决以上疑问,需要我们从剖析两者定义入手,了解什么是纸质文书档案,什么是电子文件档案。

  纸质文书档案,顾名思义就是以纸张作为载体,对人类社会、政治、经济、文化、历史等各项实践活动的真实记录。纸质文书档案最显着的特点是以纸张为载体,纸质文书档案的保存、应用、共享等都受到纸质载体的影响,对于纸质文书档案的研究离不开“纸质”这一载体特征。

  关于电子文件档案的定义,看法不一,现援引一二。

  国际档案理事会电子文件委员会观点:把“档案”接收和保存的电子文件称为“具有档案性质的电子文件”

  国内典型观点:“具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

  美国国家档案馆观点:“由档案馆接收和保存的电子文件直接称为‘电子文件分析以上几种观点的共同点,不难看出,电子文件档案具有这样一些特点,首先具有档案性质,被档案管理部门接受并保存;其次是”电子“特征,归结到底,也就是文件现代化的信息技术与硬件载体。

  所以无论是电子文件档案还是纸质文书档案,他们都具有档案的特性,不同的是载体以及因载体的不同而衍生的其他的区别。下面我将着重从两者的优缺、价值、需求等方面进行比较。

  三、纸质文书档案与电子文件档案比较纸质文书档案与电子文件档案优缺点比较纸质文书档案以纸张为载体,在查询时首先具有有证可依的特点,一旦内容与纸墨融合成一个整体,形成文件或者记录,随时可以提供证据,而且具有不易修改性;其次,纸质的载体特征使纸质文书档案的稳定性比较高,“黑字落白纸”在人们的心中是板上钉钉的事,可信度高;第三界定容易。纸质文书档案,原始性较强,所以界定非常容易,而且法律效力非常强,几乎没有人会对纸质文书档案产生怀疑。纸质文书档案的缺点也是由它的载体决定的,纸质文件空间占有率大,寿命受环境条件影响大,传输与应用、价值与共享都受“纸质”载体的约束。

  电子文件档案是以现代存储体为载体,显示屏为展示平台,以计算机为硬件支持。电子文件档案优点比较多:它具有信息存储的高密度性。小小的磁盘能够存储超量的档案,可以毫不夸张的说,在条件具备的情况下,一个小小的磁盘能存储全世界有史以来的所有纸质文书档案的内容;电子文件档案的信息与载体之间具有可分离性,可以将巨量文件档案随身携带;电子文件档案不像纸质文件档案,只能现场查阅,可以传递快捷,轻易实现在线查询,便捷实现资源共享。电子文件档案也有它的缺点,对现代电子信息技术的依赖性强,非人直接识别,一旦失去系统与技术支持,电子文件档案就可能出现无法识别与查阅,甚至会瞬间销毁。电子文件档案存在不安全性,非常容易修改与复制,原始性界定困难,往往会引起人们对电子档案的法律凭证作用的怀疑。

  纸质文书档案与电子文件档案价值比较价值,是档案能够满足社会需求的表现。保存档案的目的是为了发挥档案的价值,档案只有被需求者所使(下转第61页)officeoperations办公室业务档案学研究面的内容,这种切实可行的方法能够在更大的程度上加深社会公众的印象,为档案工作的创新也提供了良好的。

  电视台、报纸以及电台等媒体是宣传的良好方式,更是实现档案馆与公众沟通的重要枢纽,综合档案馆要充分利用这一便利,将馆藏建设的各项成果通过媒体进行宣传,让更多的档案资源为社会公众所熟知,并且被利用,从而促使档案资源在人类文明的发展、和谐社会的建立等方面发挥出更明显的价值和光芒。

  (三)提高综合档案馆利用率,扩大利用范围提高综合档案馆利用率,扩大利用范围最有效的方法就是档案开放。在不损害国家利益和个人力气的情况下,档案开放即是想社会公众提供最大限度的档案利用价值。做好开放工作是提高综合档案馆利用率,扩大利用范围的最有效的方法。应当按照相关法律和规定,对档案进行认真筛选,将符合条件的档案想社会公众进行开放,并且引导公众在利用档案之时要遵守相关规定。与此同时,要定期或者不定期地做好档案的宣传工作,借助于发布公告等良好的宣传方式,将档案目录向社会公众公告,介绍相关的档案内容以及发展前景等,为开放档案的合理利用提供扎实的奠基。

  在时代以及网络信息技术飞速发展的今天,随着网络覆盖面的增大以及信息资源的扩充,档案馆的信息化建设成为其发展的必然,档案馆要结合自身的发展情况,建立本馆专属的网站,运用互联网的强大功能,将本馆的服务项目、馆藏情况、规章制度以及先进经验等曝晒于网络上,让社会公众能够随时随地的通过浏览,掌握更多的信息资源,同时,要派遣专业人士,不断地以图像、视频等丰富网站上的资源,使得网站上的内容更加生动和丰富。在专属的网站上,要提供快捷的查阅形式,让读者在查阅栏中只要输入作者、标题或者日期,就能迅速地找到自己所需要的资料,这样就可以不用向传统纸质档案那样,要一页页地翻阅才能找到自己所需要的档案。与此同时,不同档案的使用者也有权限将资料下载到自己的电脑里存储,以备以后的使用,这样能够在更大的程度上提高档案的利用效率,为档案的普及提供了强大的催化剂成效。

  提高档案工作人员的素质新形势下提高档案工作人员的素质是一个严肃而又紧迫的课题,关系到档案工作人员队伍建设的全局和综合档案馆的建设,需要各级领导的高度重视,真抓实管,加强培养复合型人才迫在眉睫。

  档案工作人员必须具备专业知识和熟练的计算机操作技能以及一定的法律、法规知识,才能适应新形势下的档案工作。综合档案馆应把复合型人才的培养当成综合档案馆建设和发展的一个重要环节,创造一个良好的环境,对档案工作人员进行继续教育和在职培训,例如举办计算机操作培训班和法律、法规知识讲堂等,开展个性化不同层次、不同类型的继续教育。另外,还可以组织工作人员到其他馆参观学习,开阔眼界,吸取先进经验,从而提高档案工作人员素质。

  在时代的发展以及社会进步的今天,综合档案馆的建设与发展面临着更多的发展机遇和更大的挑战,综合档案馆要不断的总结实践经验和借鉴精华,努力地丰富馆藏内容、加大档案征集力度,强化自身建设,努力开展综合档案馆宣传工作,提高档案利用率,扩大利用范围,使综合档案馆更有效的发挥档案服务功能。

  (上接第59页)用,并为社会经济文化的发展创造出更多价值,档案才有存在的价值。两种文件档案的优缺点决定了两种文件档案不同的价值。

  首先他们的价值形成不同。纸质文件档案,一旦进行记录与保存,它们的价值就形成了,而且具有不可逆性。电子文件档案的价值有赖于技术和形成环境,只有将电子文件信息与形成、记录过程有机结合,才可能产生价值;其次,价值鉴定要素不同。电子文件档案的价值鉴定,由证据、信息、记忆等形式构成价值鉴定要素,它要求信息得到证据保证,运用技术平台,为事物、活动的再现提供条件。纸质文书档案价值的鉴定不同,它注重两方面的价值,情报性价值与文件的证据性,文件一旦具有信息的内容,并且加上相关部门的确认,纸质文件档案的价值就实现了。

  (三)纸质文书档案与电子文件档案使用需求比较电子文件档案与纸质文书档案对档案需求者的需求影响不同。

  首先需求实现载体不同。从文字发明以来,不同时代的人们运用不同的载体,甲骨一竹简一丝绸一纸质,文件呈现形式也可能存在差别,或文字、或声像、或图片等,但一旦将信息与载体结合后,档案就可以独立存在,无需技术和方法支持,只需一定的认知水平就足够识别档案的内容,这些档案只要保存环境恰当,就能长期保存;而电子档案的载体是现代技术与设备,一旦文件信息被记录于存储载体,文件信息就与技术和设备难以分割了,永远离不开特殊的生存环境条件。电子文件档案的利用,需要利用者依附现代计算机上,并掌握现代技术,才能实现档案需求;其次,档案需求实现方式不同。对于纸质档案的需求,需求者必须要到档案馆或者相关档案部门实体检索才能实现,要通过人力去查阅,档案检索程序繁冗,档案管理人员的工作量相对比较大。电子档案的需求实现则显得简单得多,电子档案因为是以计算机为读取方式,在存储体与网络上进行,我们可以通过现代网络传输技术实现信息的快捷查询,异地查询,操作快速、高效。

  通过以上分析比较,我们不难看出,纸质文书档案与电子文件档案各有优缺点,各有存在的价值,各有自己的需求者,所以,电子文件档案不会取代纸质档案,纸质文书档案与电子文件档案将长期共存,档案管理必将实行“双轨制”这需要我们档案管理部门建立两套档案管理系统,并探索建立系统间高效通道,培养复合型人才,使纸质文件档案与电子文件档案更好的服务于社会主义经济文化等各项建设活动,加速社会主义现代化进程。

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