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浅析电子文件档案开发和利用

放大字体??缩小字体 发布日期:2017-10-27??来源:中国家居网??作者:[db:作者]??浏览次数:865
核心提示:  2006年12月货连云港师范高等专科学校学报浅析电子文件档案开发和利用杨晖(连云港质量技术监督局情报所,江苏连云港222004)特点,从内容、磁盘登记、技术措施上确定电子文件的原始性,从提高管理人

  2006年12月货连云港师范高等专科学校学报浅析电子文件档案开发和利用杨晖(连云港质量技术监督局情报所,江苏连云港222004)特点,从内容、磁盘登记、技术措施上确定电子文件的原始性,从提高管理人员素质、创新开发利用方法等方面来提高电子档案的社会效益。

  21世纪是网络的时代,计算机的广泛应用,使办公自动化、信息无纸化,由此大量产生的电子文件,对传统档案管理方式产生了极大影响,电子文件档案信息化成为新形势下档案管理工作的必然趋势。如何利用信息网络技术发展档案事业,成为当前一个亟需解决的实际问题。本文就电子文件的形成、原始性认定、档案化管理等方面谈些看法。

  一、电子文件的形成与特点电子文件这一概念最早出现在美国,联邦管理法规将电子文件解释为:包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并且符合文件的定义。国际档案理事会电子文件委员会的定义为:电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。

  电子文件在我国的出现是在20世纪90年代。

  国家档案局于1996年9月成立了“电子文件管理归档研究领导小组”,初步把电子文件解释为“能被计算机系统识别、处理,按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上,并可在网络上传送的数字代码序列。,目前普遍的定义是,所谓电子文件指人们在社会活动中形成的,以计算机磁带、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的物质。主要包括电子文书、电子报表和电子图片等信息。与现行的纸质文件相比,电子文件具有以下几个特点:(1)电子文件的载体是借助现代办公设备(如电脑)来利用,不象纸质档案那样单一,同一个电子文件中的正文、图形、附件等可以不在载体上连续存放,甚至可以保存在不同的载体上而不影响其正常显示;(2)电子文件的使用方式不同,从实态档案转化为电子档案,是将原有的档案内容依据计算机技术对档案信息进行重组,以方便用户进行检索、传输、摘录和分析等处理,网络信息的组织更新快速、准确;(B)电子文件的存储方式不同,电子档案并非一个储藏档案的实体,而是以用户为中心的虚拟电子信息系统,其对环境的温度、湿度、防电磁干扰等条件的要求较高。

  二、电子文件原始性的认定档案在社会生活中的作用是基于它的原始性,对于任何一项载体在内容和形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示质疑。而电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性,使其在形成、处理、保管、利用等各个环节中,信息都有被更改、丢失的可能。因此,对电子文件的原始性进行认定有着特殊性和重要性。

  电子文件认定的原则电子文件的易更改性和信息与载体的可分离性,使电子文件在形成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来的一样,存在着认定上的困难。在没有通过立法来规范电子文件的原始性和真实性的情况下,对于电子文件原始性的界定可遵循这样一个原则:即以文件所含信息的真实、准确,即内容的原始性为唯一标准,而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化,只要它的内容确定,是当时由原作者撰写或制作,此后从未修改过,我们就应该承认它的原始性,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。

  建立磁盘文件登记制度建立一套科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。首先,要先由文书处理部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定,然后再依据文件性质分别拷入软盘,并在磁盘上贴标签,统一登记入册,使计算机硬盘只作临时存储的媒介;对中途需打印、修改、复制的文件,必须建立严格的部门审批、登记制度。同时,档案部门对已归档的电子档案要履行严格的移交、登记、管理制度。

  电子文件原始性的技术保障电子文件是高科技的产物,它的各种性能是由技术决定的,一般认为电子档案所存信息在二十年左右会消失,然而究竟在什么环境、什么时间信息开始丢失却没有明确结论,这在一定程度上使档案凭证作用受到影响。随着电子文件的广泛使用,信息安全技术就显得特别重要,电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用各种最先进的技术措施,如:签署技术、信息认证技术、身份验证技术、加密和防修改等高新技术提高电子文件的可靠性和真实性。鉴于电子文件可随时变换载体或被不留痕迹地改动,可采取办公软件用电子印章或电子签名的方法对电子文件进行签发处理;有的办公自动化网络中,可自动对每份电子文件的修改、存取、传输等任何操作都进行实时登记,以密码形式存储并有防删改措施,从而为随时印证该电子文件的来龙去脉提供完整、细致的查考信息。已归档的电子文件,在档案管理与提供过程中,可以采取对电子文件的数据加密、用户识别、终端识别、扫描输入原始签名及数字时间印章法等技术措施。“数字时间印章法”是当前一种最新的方法,可用来确保文件的原始性。倘若归档的电子文件被删除或修改该文件生成时在网上登记的时间也是无法改变的,从而保证电子文件的安全性。

  三、电子文件档案化管理传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,经过长期实践形成一套工作流程和方法,由档案部门管理,定期归档。而电子文件随时产生,随时更改存贮在计算机系统数据库中,并以规定的数据格式进行数据备份,这就要求对传统的档案管理方式和方法进行创新。

  提前介入电子文件的形成、运作电子文件的形成、运作和管理,应当由主管部门或负责人统一协调,指定专门机构或人员负责;在电子文件形成、积累、归档、保管过程中,应及时登记设备环境、相关数据等,以保证电子文件归档的质量;生成电子文件的专用软件必须一同归档;对已归档的电子文件的管理,应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的安全;作为档案长期保管的电子文件应与相同的纸质文件或硬拷贝一同归档;为确保归档电子文件的完整性和有效性,应当从电子文件形成起,就进行妥善的管理;定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送,在计算机网络上集中,并按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体上。

  做好电子文件的保存保管电子文件使档案馆本身由静态的文件保管基地逐渐变成‘虚拟档案馆“,电子文件以电磁形式保存在特定载体上,理论上可以长期保存,但由于保存电子文件环境的偶然性,使得电子文件的保存有一定的具体时效要求。因此,通过计算机以及网络系统、采用图文扫描、数据安全等先进的技术对电子文件信息进行集中统一处理,并由档案部门进行分类、整理、编目,以标准化的数据格式进行保管、存储,以符合电子文件归档的标准确保档案的完整与安全。电子文件的保存必须采取异地异质保存,对于长久保存的电子文件,由于载体不同,需要定期进行复制,进行有效地异地、异质备份,保证文档的安全性。要充分利用信息安全保密方面成熟的技术,采用防火墙、安全代理等技术防止外部攻击,在管理和技术上预防内部成员泄密,保证电子文件的可靠性和安全性。

  提高档案管理人员素质高精尖的技术和严准实的制度要靠人来执行,电子档案管理人员要适应新形势,就必须应用信息技术,学习、消化信息技术的成果,因此要加快档案人员知识结构的更新,多途径培养高层次、复合型人才,以适应信息技术发展的需要。同时,要不断地提高电子文件的制作者和管理人员一丝不苟的工作作风和精益求精的技术水平,这是加强电子文件管理的根本措施。

  创新电子文件查询使用方式鉴于电子文件在系统使用过程中,只有注册为本系统的成员,才能按档案系统管理员给定的权限进行使用,并在规定的时间内人工或自动归档。因此要更新传统档案管理理念,让电子文件的档案管理工作向社会化、标准化、网络化管理方向推进;同时应考虑电子文件档案信息资源共享,以确保电子文件档案化管理工作顺利开展。

  总之,随着电子信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善,电子文件档案化管理对档案部门、电子文件形成部门都具有现实意义。档案管理部门应积极推进电子文件的标准化、法制化,加强电子文件的档案管理,以确保电子文件档案化管理工作顺利开展,使其在经济发展、社会活动、文化传承中充分发挥作用。

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