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档案与文件、资料的区别和联系

放大字体??缩小字体 发布日期:2017-10-30??来源:中国家居网??作者:[db:作者]??浏览次数:1334
核心提示:  一、如何定义档案与文件的联系我们研究任何一个对象的时候,首先不要人为地把这个对象同其他的对象牵扯一起,这样对我们科学、客观地认识事物没有什么帮助,我们认识任何事物都必须从实际出发,不能想当然,甚至

  一、如何定义档案与文件的联系我们研究任何一个对象的时候,首先不要人为地把这个对象同其他的对象牵扯一起,这样对我们科学、客观地认识事物没有什么帮助,我们认识任何事物都必须从实际出发,不能想当然,甚至是刻意地对实践对象加以修饰。

  对档案这一事物应该怎样从实践中界定,是正确认识档案的关键,也就是说,档案是什么,档案是因为记忆的需要而存在,但作为档案的前身并不全是因为记忆的需求而形成的。从实践的层面看,档案从远古到今天,它一直是一种人们保存起来的记忆,在这里它同文物的最大区别就在于档案不仅具有历史价值,最重要的存在意义是记忆的价值。

  原本档案同文件、资料、文物、图书的区别是非常明显的,正因为这种明显的区别才有了图书馆、博物馆、档案馆这样一些不同的社会工作部门。

  档案,如何定义,如果通俗地解释档案的话,档案其实是具有记忆价值的各种形式的历史遗留物。这种历史遗留物因具有记忆价值,所以可以作为一种凭证,作为一种历史来使用和研究。这里的记忆价值,实际上是区别于图书和资料的价值而言的,记忆价值应包含有真实、原始性的价值。

  可以说,当人类具有了某种保存记忆的意识和行为之后,就有了我们今天所称的档案,而文件则不是因为保存记忆的需要形成的,显然档案与文件没有什么属性上的共同点。档案不是文件,文件不等同于档案。

  我们在自然界中可以看到不少这样的现象,不同属性的东西可以进行一体化的管理,但这并不能说,这些不同属性的东西是同物。笔者赞同“文档体化管理”之说,但绝不视档案与文件为物“,因为管理只是种手段,任何管理方式都不可能改变管理对象的本质属性。

  二、档案形成的“自然”说与“意识”说档案究竟是自然形成的,还是有人为意识导致而形成的,对我们认识档案的本质属性有一定帮助。档案作为人类的记忆,最早因为人们是使用结绳来记事的,这样的结绳也就成了我们所能了解到的最早的档案。这样的档案显然是人们刻意为之,主观创造出来的。但当文字出现之后,继之以文字记事,那么大凡记事的文字,多可能成为档案,但这些文字材料多是一种伴生物,用于交流、处理事物的。自从有了这种文字的材料之后,人们还是会有意地把那些认为是“存史”价值的文字材料保存下来,这种意识同最早的结绳记事的初衷并没有什么不同。这就是原始档案同人类有了文字之后的文字类档案的区别。但此类文字材料旦被认为有存史的价值,作为种记忆被保存了下来,那么它就同这种打了结的绳子的作用就没有什么区别了。通过这样的分析,我们可以理出一个头绪,今天讲的文件多不是因为保存记忆的需要形成的,而是伴随着人类的生产、生活等社会活动产生的,但当某些文件具有了存史的记忆价值,那么这样一类的文件被人为地保存下来,如是就是我们讲的档案。

  从社会学的角度看,档案现象的存在和档案职业的形成,显然是出于人类“保存记忆的需要”,这种需要怡怡是我们研究档案现象的逻辑起点和推动档案事业发展的重要动因。从人类保存记忆的需要研究档案,人们刻意保存下来的历史遗物,作为档案这样的遗物必须具有记忆价值,而这些遗物正是因为有了这样的价值才会被人们作为档案保存起来。这里应该明确的是,任何具有记忆价值的历史遗留物当被人们保存起来作为记忆的才可称之为档案,于是我们能够得出这样的结论,档案是人类刻意保存下来的有记忆价值的历史遗物,档案不是自然形成的。

  三、档案的内涵与外延远大于文件个明摆的事实是:能够产生文件记录的社会活动相当有限,很多人类的社会实践并不伴生文件,如果仅仅依赖伴生的文件记忆历史,必然导致历史的缺失,使历史出现“盲区”。硬把档案和文件扯在一起,任意扩展文件的外延,希望文件这一概念能够涵盖人类的所有活动领域,这种愿望是好的,但实际情况是,当我们只有正确地认识文件与档案的差异,才能认识档案与文件的联系。客观地讲,目前各级各类档案馆和机关档案室保存的档案,其前身绝大多数都是文件,这些原来被称之为文件的档案,似乎只是换了一个保存的场所,在文书处理的办公室叫文件,移到了档案室又被改称为档案。所以,当有记忆价值的文件被人们刻意地作为记忆保存下来的时候,这样的文件再不能称作为文件了,而应该改称为档案。文件保存地的变化意味着一种价值的改变,价值变了,事物的属性也就改变了,档案界把这样的改变,称之为“归档”。实际上“归档”在档案学的理论研究中是个很重要的概念。

  应该说,具有记忆价值的历史遗物,不仅仅包括文件,像带有文字的青铜器,还有油田建设中钻探取得的岩样,各种航拍的照片等等,如果说这样的材料不是文件的话,那么由文件转化而来的档案虽然数量比较大,但文件能够记录的记忆,还远不同于档案记录的记忆,档案记录的记忆应该是人类活动的全部,而不是一部分,或一大部分。正是由于长期以来形成的,“档案源于文件”和“文件就是档案”的这样的传统认识,造成了我国档案馆室藏单,档案馆、室库存房里单的由文件转化而来的档案,使档案馆的门类结构不合理,进而造成档案馆门庭冷落,来档案馆利用档案的只是一些机关干部、学者、教授,一般的老百姓离档案馆越来越远,建设公共档案馆的愿望将难以实现。

  如前所言,要实现档案馆的公共性和存史功能,馆藏档案的来源范围要涉及到人类活动的各个方面,对非规范和随机形成的有记忆价值的材料,档案馆、室要特别注意对它们的收集。要把我们的档案馆建成公共档案馆,档案的来源如果只是文件的话,那么我们的公共档案馆也只能建在纸上,建在学者们的着作里。

  档案的内涵与外延显然是远远大于文件的,不是说我们人为地改变“文件”的外延,搞一个“广义文件”的概念就可以让“文件”的内涵与外延同“档案”的内涵与外延等同起来。我们承认文件与档案之间的密切联系,承认在有记忆价值的历史遗留物中,不具现行价值的文件是最让我们关注的有记忆价值的材料,而且文件与档案的形成有着某种非常紧密的联系,这样的联系甚至于让我们感觉得到文件与狭义的档案之间存在着一种生命的转换现象,但要使那些“非文件性档案”重新回归于“文件性档案”显然有人为的创意性的动机存在,因为档案的内涵与外延是文件难以涵盖的,无论我们怎样地去改造“文件”的概念都无法做到这一点。

  四、从狭义的档案范畴看“文件档案生命理论”

  怎样看待文件生命周期理论,我国档案学界进行了长期的争鸣。文件生命周期理论把文件与档案视为同事物的不同阶段价值体现,把文件的生命过程划分为不同的价值阶段,由于认识上的分歧,对文件生命不同周期的价值的认识不同,对文件生命周期的阶段划分也就不同但在研究文件生命周期的过程中,应该明确的是,首先,我们是在“文件档案”的范畴中讨论这样一个问题的,也就是说在狭义的档案范畴,而不是在广义档案的范围,在广义档案的范畴,“文件生命周期理论”是不成立的;其次,“文件生命周期理不奇怪,就是说,”文件生命周期理论“在不同的国家由于政治体制的差异会出现不同的版本,但这些不同的版本同样都可能是同一个理论的不同的表现形式;第三,文件的生命过程并不再现出一种周期性的特点,而似乎是线性的,文件从形成至消亡是个”生命“的过程。

  文件从形成到归档成为档案,是一个生命的过程。在这个过程当中,处在不同阶段的文件的价值不同,正是根据这样的理性认识和我国的体制,我国的文书、档案工作机构出现了,这种体制是,文书部门到机关档案室至档案馆这样的设置形式。我们把机关档案室和档案馆保存的“文件档案”都称之为档案,中国的文件生命理论,实际上是“文件档案生命理论”。

  理论实际上是文件从形成到归档的一个过程,处在这个过程中的不同阶段的文件具有不同的价值,由于价值的差异在这个过程中文件的性质将发生改变成为一种新的个体,这种个体叫档案。

  我国的“文件档案生命”理论是植根于中国传统文化基础之上的,符合我国国情的档案学的思想理论,是科学的,值得倡导的。中国人把文件的生命过程中的价值变化分为三个阶段,即文件价值阶段、档案室档案价值阶段、档案馆档案价值阶段。

  也就是在我国档案工作者的思维中,档案可分为档案室档案和档案馆档案,“档案馆档案”同“档案室档案”的价值还是有些区别的。

  在档案学理论的研究过程中,我们是要关注时代的变化和新的科学技术的发展对档案工作和档案学进步的影响,要借鉴国外有益于我们的科学研究成果,尤其是档案学研究的新的成果,但有条不能忘的是,我们的科学,尤其是社会科学,它同我们国家传统的文化联系很深,任何脱离我国文化和实践的研究都不会有什么意义,中国的档案学并不落后,中国的档案学是建立在中国文化基础之上的,中国的文化是中国档案学发展的沃土。

  统计(作者单位:河北省公路工程定额站)

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